“Det skal herved meddeles, at det er institutionens klare opfattelse, at der på grund af de i denne sag foreliggende særlige omstændigheder skal findes en for den i sagen involverede part tilfredsstillende løsning.”
Det kræver alene en hurtig søgning på nettet, for at finde eksempler på, hvordan kommunikation ikke skal være. Det viste eksempel, hentet fra nettet, er konstrueret og ville kunne skrives meget mere enkelt og letforståeligt for alle:
“Vi mener, at sagen er meget speciel, og at den skal løses, uden at det koster kunden penge.”
Når nogle skribenter anvender snørklet kancellisprog, er det sikkert et forsøg på at give indholdet mere tyngde og udstråle seriøsitet. Og måske et forsøg på et give skribenten selv mere patos. Det kan ganske enkelte føles trygt at bruge velkendte faglige termer og give en fornemmelse af, at afsenderen står stærkere i en efterfølgende tvist.
Men det egentlige resultat er ofte, at budskabet bliver sløret og at der skabes en unødig distance mellem afsender og modtager med en tilsvarende større risiko for tvist. Og det samme sker, hvis aftaler ikke skrives i et tydeligt og letforståeligt sprog. Det må derfor kraftigt anbefales, at aftaler – og anden kommunikation i øvrigt – skrives med det hensyn, at alle skal kunne læse og forstå indholdet, naturligvis uden at kompromittere det faglige indhold, eller at fornærme modtagers intelligens.
Nu er det sjældent tilfældet, på trods af et nok så snørklet sprog, at man ikke forstår hvad man selv har skrevet. Selvkritik er derfor ikke nødvendigvis den bedste og eneste medicin mod dårlig kommunikation. Men prøv at læse indholdet højt for en kollega og find ud af, om meningen er forstået med det samme – i modsat fald bør du genoverveje dine formuleringer. Det giver sig selv, at det ikke er alt der kan underlægges dette strikse regelsæt, eksempelvis tekniske beskrivelser, så behovet for nye formuleringer skal vurderes fra aftale til aftale.
Indhold af en aftale
Én ting er at sørge for, at indholdet af en aftale kan læses og forstås entydigt. Et lige så væsentlig punkt er, at sørge for, at aftalen har det rette indhold. Indholdet varierer naturligt ift. formålet med aftalen, men der er nu alligevel nogle faste elementer, der som minimum bør være med i tilrettelæggelsen af enhver aftale:
- Aftaletype
- Baggrund og formål
- Aftalens substans
- Konsekvenser og forpligtelser
- Erstatning
- Værneting
Hvert punkt kan danne basis for et separat blogindlæg – hvilket vi i nogen grad imødekomme i forhold til Aftaletype, Erstatning og Værneting.
Aftaletype
Dette emne vil her på bloggen behandles i særskilt blogindlæg. Følg med i den kommende tid.
Baggrund og formål
Indledningsvist i en aftale bør det anføres, hvad årsagen er til indgåelsen af aftalen er. Måske er der tale om et midlertidigt arealbehov, tinglysning af en adgangsret eller noget lignende i forbindelse med et anlægsprojekt.
Er der tale om et offentligt anlægsprojekt kan der angives en henvisning til en anlægslov eller anden lov, som hjemler det arbejde der skal udføres. Det kan i formålsafsnittet også anføres, hvis aftalen træder i stedet for en ekspropriation.
Aftalens substans
Efter de indledende afsnit skal der gives en entydig beskrivelse af, hvad der aftales. Eksempler på beskrivelser af det aftalte kan være:
- Entydig identificering af arealer omfattet aftalen
- Angivelse af præcist tidsrum for behovet
- Nøjagtig beskrivelse af adgangsvejes placering
- Beskrivelse af køretøjer, som anvender adgangsveje (antal biler/lastbiler, vægt, antal aksler mv.)
- Arbejdstidspunkter eller -tidsrum
- Tekniske beskrivelse af kabler, som nedlægges
- Henvisning til servituttekst, som tinglyses (henvisning til bilag)
- Eller andet der har relevans for aftalen
Det giver sig selv, at hver aftale har et indhold der afspejler det aktuelle behov. Om hele, dele eller intet af ovenstående er med, må være op til en konkret vurdering. Men essensen er, at aftalen skal være specifik og præcis, så der ikke er tvivl om, hvilke rettigheder og forpligtelser der etableres.
Konsekvenser og forpligtelser
Samtidig med den gode beskrivelse af aftalens substans, bør der tillige findes en entydig beskrivelse af eventuelle konsekvenser og forpligtelser hos parterne. Som det er tilfældet i afsnittet ovenover, så kan der ikke gives en facitliste over mulige emner. Samtidig kan listen i nogle tilfælde være tæt vævet sammen med de punkter, som er nævnt under Aftalens substans.
Der kan i anlægsprojekter være tale om, at en adgangsvej, som konsekvens af aftalen, i en periode eksklusivt kan anvendes af projektejeren og dennes entreprenører, hvilket kan være en væsentlig gene for en lodsejer.
I nogle tilfælde indarbejdes bestemmelser om forpligtelser, som en lodsejer kan have. Måske skal objekter fjernes, låger låses op, drænkort fremsendes og meget mere.
For både konsekvenser og forpligtelser bør der være samme fokus på entydighed, så risikoen for uoverensstemmelser mellem parterne minimeres før, under og efter aftalens forløb.
Erstatning og Værneting
Igen vægtige emner som vil behandlet i særskilte indlæg. Følg med i den kommende tid.
Vil du vide mere…
Jakob Højgaard-Geraae, jahe@cowi.com, +45 5640 1618, LinkedIn
treoghalvfjerds 