Referater er ikke bare gode at have, men kan være et afgørende dokument i f.eks. et større og langvarigt projekt, hvor det ikke er entydigt hos alle deltagere hvad der blev aftalt, drøftet eller på hvilket tidspunkt i processen. Referater bliver ofte ikke værdsat eller prioriteret som de burde, da man tenderer til at have fokus på de kontrakter eller aftaler der kan underskrives med blæk.
Men man bør gøre sig klart at referater er et juridisk dokument, som er et godt bevis eller dokumentation, som kan afbøde en uenighed som har potentiale til at udvikle sig til en kedelig tvist.
Referater skal tages alvorligt og der skal bruges den nødvendige tid på indholdet, formuleringerne mv. Referatet skal kunne stå selv også flere år efter, hvor der kan være opstået uenighed om hvad der blev aftalt, hvad status var, hvem der var tilstede, på hvilket tidspunkt parternes drøftede det pågældende punkt osv.
Referater er derfor vigtige, og referenten en meget central person på et hvert møde. En dygtig referent kan skabe kvalitet i selv et kun halvgodt møde.
Af referatet skal fremgå lysende klart, hvad der blev konkluderet på mødet. Referenten skal formulere det, så det giver mening, også mange år senere, når referater bliver genlæst. Det skal være helt klart hvem, der gør hvad, hvornår samt ikke mindst hvad der blev aftalt.
Referatet er et resultat også af et godt samarbejde med mødelederen, som bør være dygtig til mundtligt at formulere konklusionen ved afslutningen af hvert punkt på dagsorden. En mødeleder der ikke styrer mødet, men i stedet lader det ene dagsordens-punkt glider ind i det næste gør arbejdet med at udformet et godt referat svært.
Et godt samarbejde mellem mødeleder og referent giver derfor de bedste referater.
Ofte bliver tjansen som referent giver til yngste medlem af gruppen eller til en sekretær, hvilket kan være udmærket, men det kræver så blot efterfølgende stor omhyggelighed i godkendelse af indholdet og kontrol af at referatet er en korrekt og præcis i sin gengivelse.
Det ses ikke sjældent at mødeleder og referent er én og samme person.
Der er ikke nogen fastlagt formel for “det gode referat”, men det bør af bevismæssige årsager kunne stå selv flere år efter, således at det understøtter den røde tråd i et projekt, og man i den kontekst uproblematisk af referatet kan udlede hvad der blev besluttet på det pågældende møde.
Vil du vide mere…
Regitze Elmsted, reee@cowi.com, +45 5640 4704, LinkedIn
treoghalvfjerds 