Det store problem – altså COVID-19 – kan vi ikke løse, men nogle af de små problemer kan vi måske godt.
Dagene isoleret bag skærmen på hjemmearbejdspladsen har skabt nogle tanker hos os, og vi deler med denne blogpost refleksioner over, hvordan lodsejerdialog kan ske som en samtale screen-to-screen i stedet for face-to-face, som vi normalt gør det i COWI.
Så hvordan sikrer vi en fortsat god dialog med lodsejere på vores projekter?
På trods af COVID-19 ønsker vores kunder, at deres anlægsprojekter ikke går i stå. Der skal fortsat være fremdrift i marken.
Her er det vores opgave – under de nye vilkår med begrænset fysisk kontakt – at sikre, at de berørte lodsejere fortsat er fortrolige med, hvad der skal ske på deres ejendom. Det er væsentligt, at lodsejere ikke føler sig ladt i stikken, når vi alle skal holde os hjemme.
Vores første refleksion er, at virtuelle lodsejermøder ikke kan erstatte et fysisk møde i marken. Kommunikationen i øjenhøjde er bedst, når man sidder samlet om køkkenbordet hos den enkelte lodsejer, eller i en rundkreds på den berørte ejendom. Øjenkontakten og fortroligheden er ikke det samme.
Som et supplement til det fysiske lodsejermøde ønsker vi at undersøge konceptet “Det virtuelle lodsejermøde”:
Fungerer de? Kan de fungere uden at gå på kompromis med mødets kvalitet? Og hvad vil de betyde for vores projekters fremdrift?
På nogle projekter har vi allerede haft en god dialog med lodsejerne, en dialog der er baseret på et fysisk møde. Et møde hvor vi starter med at give hinanden hånden, se hinanden i øjnene, og derefter er formidlingen gået begge veje. Vi har skabt tillid mellem parterne, et fundament for et godt fremtidigt samarbejde.
Vores overvejelser er, om fundamentet er så stærkt, at det kan bære, når kommunikationen i denne tid betyder, at vi skal mødes i det virtuelle rum? Det er en uvant situation, for vi er mestre i at tage på besøg, give hånd og være lige der i marken, hvor det hele sker, sammen med lodsejerne.
I forhold til disse lodsejere vil det virtuelle møde nok kunne fungere, men hvad med de lodsejere, der skal høre om anlægsprojektet for første gang? Vil vi kunne skabe det samme fundament? Eller skal vi kaste håndklædet i ringen med det samme?
Vi tror på muligheden, idet vores prioritet i denne tid naturligvis er, at vi sammen med vores kunder formår at holde projekterne bedst muligt i gang. Vi tror på, at vi kan kommunikere med lodsejerne på en måde, så vi formår at opnå tillid mellem de berørte parter, og vi tror på, at vi kan få skabt det nødvendige fundament.
Her tester, undersøger og udvikler vi os for at forstå, hvad der er allervigtigst. Hvad der som minimum skal være på plads, og hvordan vi skal forberede os og lodsejerne forud for et virtuelt lodsejermøde, så møderne kan blive gennemført med succes.
Noget af det, vi har lært, er, at planlægningen af mødet tager længere tid end normalt. Det er vigtigt, at mødets formål, forløb og indhold er forberedt så godt som muligt.
Et par nøgleord fra vores foreløbige erfaringer fra virtuelle lodsejermøder er:
- Vær ekstra tydelig på mødets formål ved mødets start.
- Hav en velforberedt dagsorden med en let forståelig struktur og fremsend materiale på forhånd.
- Der skal være en mødeleder, der faciliterer fremdriften i mødet, og samler de aftalte ting op løbende, før man går videre til næste punkt.
- Alle mødedeltagere skal godkende et skriftligt referat af mødet efterfølgende. Det kan fx være, at referatet vises på den delte skærm ved mødets afslutning, eller efterfølgende e-mail rundt til mødedeltagerne.
Vil du vide mere om planlægning og afholdelse af virtuelle lodsejermøder?
Rikke Elise Langthin-Knudsen, remo@cowi.com, +45 4176 1180, LinkedIn
Søren Lousdal Borkmann, slbo@cowi.com, +45 4176 0170, LinkedIn
treoghalvfjerds 